株式会社ゴークラのPROTSⅢ導入は2011年12月。それまで30年以上に渡って使い続けた独自の旧システムを一新し、業務の全面的な見直しを伴う画期的な新システムの導入を実現しました。
この大幅な刷新に踏み切った理由を、北山社長は次のように話します。
「導入の最大の目的は、これを機に“最短時間・最短距離”での業務体制を作ること。そのためにはシステムを変えるだけではなく、業務全体の徹底した見直しも不可欠になります。システムと業務体制を同時に再構築することで、最大限の効率化を目指しました。さらにもうひとつの目的は、グループパワーの活用です。JPグループの一員となって２年、グループのメリットを最大限に活かすためには、当社だけが独自のシステムを使っているのでは不都合が多い。それもあって、PROTSⅢの導入を選択したわけです」
導入まで約1年半という充分な準備期間を想定していましたが、当初の予定から2ヶ月遅れてのスタートとなりました。PROTSⅢが開発されて、初めての導入であったことに加え、紙製品のウエイトが高く品目が非常に多岐に渡ること、また本社・東京・大阪の3拠点を含む全システムの改変のため、本支社間での足並みが揃わない部分があったことなどが、苦労した点だそうです。
しかし、JPICによる事前講習や各社員の取り組みなどもあり、導入後の運用は予想以上にスムーズに行われました。12月の導入後から約2ヶ月ほどで順調な運用が可能になり、学童向け製品などを多く手がけるゴークラの繁忙期である3月に間に合わせることができたそうです。

導入から1年余り、軌道に乗った新システムにより業務面でどのような成果が上がったのかを北山社長に伺いました。
「なんといっても残業の大幅削減ですね。東京支店はちょうど倉庫の移動計画が進行中で、まだ充分な結果が出ていないのですが、本社・大阪支店についてはほとんど残業ゼロに近くなりました。大阪では週１回行っていたノー残業デーもやめてしまったほど。人員も10名近く削減して、なおこの結果ですから、大きな成果です。これはシステムだけでなく、同時に行った大幅な業務改革の成果でもあるでしょう」
システム面では、まず書類や作業の重複を徹底して省いたこと。また商品コード、品名どちらでも入力が可能になったことで、コードを調べるといったひと手間がなくなりました。業務改革の一例としては、作業の役割分担を見直し、これまで不在がちな営業マンに代わって内勤の社員が行っていた書類作成なども、営業マンが自分の手で行うように変更。業務の流れをスリム化、一本化し、目指す“最短時間・最短距離”の業務体制を確立したのです。
またシステム管理の面からは、これまで自社で管理していたサーバをホスティングに変えたことで、メンテナンスやバックアップ等のサーバ管理が不要に。本社・東京・大阪の拠点ごとに持っていた3つのデータベースも1つに集約でき、一方で商品コードや在庫などのマスターは拠点ごとに分けて、1つのPROTSⅢで3つのマスターを同時に使える、フレキシブルな対応ができています。

新システム導入と業務改革を同時に行うことで、大きな相乗効果を実現したゴークラ。次の課題は、データベースのさらなる有効活用だと北山社長はいいます。
「通常業務については当面、充分な体制ができたと思いますが、データベースの活用という点ではまだまだ進化中といった段階。事業所ごと、担当者ごと、品目ごと、取引先ごとといったさまざまな集計が、今はすぐに出るものと出ないものがあります。データベースの情報を充分に活用するためには、見たい情報がボタンひとつでぱっと出るシステムにしたい。JPICさんにも要望済みですが、これは次の課題として早急に実現させたいものです」
さらに目標であるグループパワーの活用に向けて、JPグループの物流ネットワークへの加盟や、懸案であるウェブ販売への進出なども見据えるゴークラ。一新されたPROTSⅢシステムが、その大きな力となってゆくことでしょう。